Chỉ số KPI (Key Performance Indicator) – Chỉ số đánh giá hiệu suất công việc. Có thể thấy rằng, chỉ số KPI là một trong những chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp đi đúng hướng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn xem KPI là một điều gì đó mới mẻ, hoặc có thực hiện sẽ không tránh khỏi một số sai lầm.

Có 3 loại đo lường hiệu quả, rất nhiều doanh nghiệp thực hiện đo lường hiệu suất bằng sự kết hợp của 3 loại trên, tuy nhiên giữa 3 loại hình này lại có mối liên hệ mật thiết với nhau.

• KRI (Key Result Indicators): Tổng quan hiệu suất của một doanh nghiệp trong một viễn cảnh nào đó
• PI (Performance Indicators): Các mục tiêu đo lường để cải thiện hiệu suất
• KPI (Key Performance Indicator) : Trình bày các mục tiêu đo lường để gia tăng hiệu suất đáng kể.
KRI được xem xét trong một chu kỳ tương đối dài, thông thường là hàng tháng hoặc hàng quý. Còn KPI là một tập các đo lường tập trung vào khía cạnh hiệu suất, liên kết chặt chẽ hơn với các mục tiêu chiến lược của tổ chức và mang tính hành động cụ thể hơn.

7 đặc trưng cần có của KPI

• Có thể định lượng được nhưng không nhất thiết mang tính chất tài chính (Non-financial measures). Điều này có nghĩa là KPI không biểu diễn bởi tiền bằng Dollar, Yên hay Pound,…
• Tần số đo lường luôn kèm theo (ví dụ hằng ngày, tháng…)
• Có sự tham gia của Ban Giám đốc
• Dễ dàng hiểu được cách thức đo lường bởi tất cả nhân viên
• Gán trách nhiệm đến cá nhân hoặc đội, nhóm
• Ảnh hưởng có ý nghĩa (Ảnh hưởng đến các nhân tố thành công then chốt (Critical Success Factor))
• Ảnh hưởng tích cực (Ảnh hưởng đến các đo lường hiệu suất khác theo một cách tích cực)

Yếu tố KPI không có dính đến tính chất tài chính, giả sử là 1000$/ngày chẳng hạn. Là bởi vì nếu điều đó xảy ra thì nó là KRI (Key Result Indicator) và xem hoạt động bán hàng trở thành một kết quả hoạt động. KPI được hiểu sâu hơn thế nhiều. Đó có thể là số lần liên lạc với các khách hàng mà đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. KPI thường được đo lường theo ngày, hàng tháng, hàng quý hay hàng năm dựa theo từng vị trí công tác trong doanh nghiệp hay chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, thời gian gần đây có sự kết hợp giữa yếu tố KPI tài chính và không mang tính tài chính là nhờ sử dụng thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard) của Kaplan và Norton, 4 khía cạnh trong doanh nghiệp mà có thể hình thành KPI.

• Tài chính: như tăng trưởng doanh số bán hàng, tỷ lệ hoàn vốn đầu tư
• Khách hàng: như thị phần, sự hài lòng của khách hàng
• Quy trình kinh doanh nội bộ: như hiệu quả lao động, doanh thu tài sản vật chất
• Việc học tập và phát triển của nhân viên: sự hài lòng của nhân viên, đầu tư đổi mới và nghiên cứu.

Một số chỉ dẫn sau đây sẽ giúp phòng nhân sự xác định tỷ lệ hợp lý cho các KPI nói trên

01- Vị trí công việc: Vị trí công việc đóng vai trò quyết định tỷ lệ ba nhóm KPI. Tại vị trí chuyên viên nghiên cứu R & D, hệ thống KPI tập trung đầu ra sẽ không hiệu quả do nghiên cứu phát triển mang tính chất rủi ro và bất định cao. Đảm bảo chi phí và các hoạt động hỗ trợ R & D không đảm bảo 100 % thành công. Áp tỷ lệ KPI output sẽ tạo ra những áp lực vô hình cho chuyên viên nghiên cứu. Tuy nhiên tại vị trí giám sát bán hàng FMCG, hệ số KPI output sẽ phải chiếm tỷ trọng lớn nhất. Cũng tương tự, hệ thống KPI năng lực sẽ phù hợp với các vị trí nhân viên trẻ.

02- Chiến lược kinh doanh: Chiến lược kinh doanh tác độn sâu sắc tới hệ thống chỉ tiêu đánh giá. Một công ty có chiến lược kinh doanh dài hạn và bền vững sẽ có trọng số hệ thống KPI về năng lực và hành vi nhiều hơn công ty tập trung vào ngắn hạn.

03- Áp lực môi trường kinh doanh: Áp lực môi trường kinh doanh ảnh hưởng ngắn hạn tới hệ thống KPI đánh giá. Các ngân hàng là một ví dụ cụ thể khi tất cả các nhân viên đều phải đảm bảo chỉ số huy động vốn.

04- Năng lực của phòng nhân sự: Năng lực hiện hữu của phòng nhân sự và các cấp quản lý cũng là yếu tố quyết định lựa chọn hệ thống KPI. Hệ thống KPI tập trung về ouput sẽ không đòi hỏi năng lực chuyên môn của phòng nhân sự. Trái lại, hệ thống KPI về năng lực và hành vi sẽ đòi hỏi năng lực cao hơn do phòng nhân sự cần xác định rõ ràng mối liên kết giữa kết quả và hành vi/ năng lực.

Hệ thống KPI tốt là hệ thống KPI thực tế với hoàn cảnh doanh nghiệp của mình, khả thi, thu thập được thông tin chính xác với chi phí và thời gian hợp lý. Nếu muốn thiết lập các KPIs cho từng phòng ban, nhân viên nhân sự phải tham vấn với trưởng phòng ban đó và cấp cao hơn (họ cần những thông tin gì để đưa ra các quyết định quản lý) ngoài ra, cũng cần căn cứ vào mục tiêu và chức năng của phòng ban đó…

Tổng hợp internet