Thay vì tập trung vào mọi thứ, đơn giản là lựa chọn chỉ tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất, và bơ đi mà sống. Nếu đơn giản làm được việc, hãy giữ mọi thứ đơn giản.

Tất cả chúng ta đều muốn ba đầu sáu tay chăm lo chu toàn mọi việc. Nhưng thực tế không như thế. Thay vì dàn trải bản thân quá mỏng, tập trung vào số ít thiết yếu giúp bạn đạt được những mục tiêu ý nghĩa nhất.

Nguyên lý Parkinson phát biểu “Công việc tự mở rộng ra để lấp đầy lượng thời gian được ấn định cho nó”. Nếu cho bạn 3 tiếng để ôn bài, bạn sẽ ôn đủ 3 tiếng. Nếu cho bạn 6 tiếng để ôn bài, bạn sẽ kéo dài đến 6 tiếng. Bạn phải đặt giới hạn cho bản thân. Cốt lõi của phân thứ tự ưu tiên là quyết định không làm điều gì đó. Những gì bạn KHÔNG làm mở ra những gì bạn CÓ THỂ làm. Nếu mọi việc đều là số dzách, bắt-buộc-phải-làm, bạn đã chưa đặt ưu tiên cho bất cứ thứ gì.

Không phải ai cũng thiên tài như Tony Stark vừa điều hành cuộc họp cổ đông bằng 5 thứ tiếng, vừa làm người tình thỏa mãn qua sex phone, vừa xây dựng bộ áo giáp mới cho Iron Man. Não chúng ta chỉ có khả năng thực sự tập trung mỗi lần một việc. Bạn nghĩ bạn đang làm đa nhiệm, sự thực là bạn đang chuyển đổi liên tục sự chú ý từ việc này sang việc nọ. Mỗi lần chuyển tập trung, tâm trí bạn lại phải tốn thời gian nạp lại thông tin cần thiết để hoạt động hiệu quả.

Thay vì cố làm 30-40 việc cùng lúc và tăng khả năng thất bại thảm hại, hãy hạn chế dự án đang chạy không quá 3- 4 việc sẽ giúp bạn bảo tồn năng lượng, cho phép bạn thực hiện các mục tiêu quan trọng nhất của mình một cách nhanh chóng rồi chuyển sang việc kế.

Mỗi ngày, có vài việc bạn có thể hoàn thành để tiến một bước dài tới đích những kế hoạch quan trọng nhất của bạn. Đó là những việc quan trọng nhất (Most Important Tasks – MITs).

Để đạt tối đa hiệu quả mỗi ngày, hãy tạo một danh sách từ 2-3 MIT vào đêm trước (hoặc sáng ấy). Khi bạn xắn tay áo lên làm việc, mục tiêu của bạn đã rõ: hoàn thành MIT nhanh nhất có thể – trừ phi có việc khẩn cấp, những việc khác có thể chờ vì chúng ít quan trọng hơn. Youtube, Facebook, Email…hãy hoãn cái sự sung sướng đó lại.

Một khi bạn đã hoàn thành được MIT, thời gian còn lại trong ngày là phần thưởng thêm. Hãy tự vỗ vai mình – bạn đã làm xong những việc đóng góp to lớn nhất vào và sự sung sướng của bạn hôm nay.

Mỗi lần bạn chuyển đối tượng tập trung, bạn mất một đống điểm năng suất. Để tránh bị tổn thất, bạn cần tìm ra giải pháp để ít mất tập trung hơn. Gộp nhóm là tổng hợp các việc tương tự rồi giải quyết một lượt cho tiện. Ví dụ như việc kiểm tra e-mail – 5 phút kiểm tra một lần làm bạn liên tục chuyển tập trung và gây thiệt hại năng suất. Kiểm tra và hồi âm tại thời điểm được ấn định trong ngày (10.00 và 15:00), bạn có thể hoàn thành được một lượng việc giống nhau trong thời gian ít hơn.

Khi tạo thói quen tích cực, hầu hết mọi người đều phạm sai lầm cố gắng thay đổi quá nhiều thứ cùng một lúc. Thiết lập hoặc thay đổi thói quen đều cần ý chí, mà ý chí là tài nguyên rất giới hạn. Ý chí vốn không xài được trong dài hạn. Dàn trải năng lượng ý chí quá mỏng sẽ khiến bạn không duy trì được thói quen.

Để đạt kết quả tốt nhất, hãy tập trung cài đặt hoặc thay đổi mỗi lần một thói quen, và bắt đầu nhỏ đến bự, từ thấp đến cao. Nếu bạn muốn chống đẩy 100 cái, hãy bắt đầu tập 1 cái. Mỗi ngày, thêm một cái. Nếu bạn muốn dậy sớm lúc 06:00, mỗi ngày hãy tập dậy sớm hơn 1 phút. Xây dựng theo đà sẽ dễ giữ được thói quen bền lâu.

Bất kể bạn làm gì, hãy chỉ tập trung vào MỘT (và chỉ một) thói quen một lần. Luyện tập thói quen đó cho đến khi nó trở thành bản năng, mà không cần phải suy nghĩ hay vận ý chí để thực hiện mỗi ngày. Và chỉ sau khi đó, bạn mới nên chọn một thói quen khác để cài đặt.

9. Tối giảm những cam kết hiện tại của bạn, và đừng ngại nói “không” với những cam kết mới

Trừ phi bạn ý thức tối giảm những cam kết hiện tại, còn không danh sách cam kết sẽ phình to to to to ra cho đến khi bạn ngạt thở và ngất xỉu. Thật dễ bị cám dỗ nói “đồng ý” với mọi thứ để tỏ ra dễ thương lấy lòng mọi người. Rất ít người thích cảm giác từ chối yêu cầu giúp đỡ hoặc thất hứa, khiến cho “đồng ý” trở thành phản hồi mặc định của ta với những yêu cầu bên ngoài.

Steve Jobs nói đúng: “Thời gian của bạn là hữu hạn nên đừng sống cuộc đời của người khác”. Sẽ tử tế hơn rất nhiều nếu bạn thẳng thắn ngay từ đầu với mọi người về những ưu tiên hiện tại của bạn. Tôi bận học nên không đi chơi được. Tôi bận tập thể dục nên không đi nhậu đâu. Tôi phải về với gia đình nên không làm quá giờ nữa.

Cam kết “nửa vời” không giúp ích cho ai. Hoặc bạn “làm đầy đủ” hoặc “không làm.” Đừng gánh vác trọng trách thế giới trên vai.