Năm ngoái, Richard Laermer – chủ một công ty quan hệ công chúng tại New York quyết định cho nhân viên làm việc ở nhà. Nhưng rất nhanh chóng, ông nhận ra đó là một sai lầm.

“Chúng ta thuê những người trưởng thành và họ thì không nên bị trói chân ở văn phòng 5 ngày/tuần”, Laermer từng nghĩ như thế. “Tôi luôn tự dối mình rằng bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu, miễn là bạn thực sự làm được việc”, ông nói.

Laermer kể, nhân viên của ông tận dụng quy định này một cách nhiệt tình. Một người biến mất hàng giờ liền. Một người khác không liên lạc với các đồng nghiệp cả ngày. Cuối cùng, một người đã từ chối đến cuộc họp vì cô ấy có kế hoạch đến Hamptons – một vùng khác ở New York. “Đó là điều đáng tức giận nhất mà tôi từng nghe trong nhiều năm”, ông nói. Sau 10 tháng áp dụng, ông hủy bỏ đặc quyền đó và buộc mọi nhân viên phải đến văn phòng mỗi ngày.

“Làm việc từ xa” là một thuật ngữ miêu tả một người được làm bất cứ đâu bên ngoài văn phòng truyền thống, bùng nổ trong 20 năm qua, nhưng nhiều công ty đã bắt đầu suy nghĩ lại về chính sách quá dễ dãi này. Công việc linh hoạt về thời gian và địa điểm hiện vẫn phổ biến ở nhiều tổ chức, nhưng hầu hết các công ty vẫn muốn nhân viên dành nhiều thời gian hơn cho công việc.

Hơn 60% các tổ chức tham gia khảo sát của Society of Human Resource Management cho biết họ cho phép một số hình thức làm việc từ xa, tăng 20% so với năm 1999. Hầu hết các nhà sử dụng lao động cho phép nhân viên làm việc tại nhà, có kết nối internet trong trường hợp bất khả kháng, như phải trông chừng thợ sửa ống nước hay chờ đợi kiện hàng quan trọng.

Công nghệ hiện đại như chương trình chat hay các phần mềm cộng tác khiến làm việc từ xa trở nên khả thi hơn trong một vài thập kỷ gần đây. Đồng thời, cho phép nhân viên được làm việc từ xa cũng là một yếu tố hấp dẫn để thu hút hay giữ chân nhân tài, đồng thời giúp công ty cắt giảm chi phí thuê văn phòng đắt đỏ. Việc không giữ nhân viên cố định trong văn phòng cũng phù hợp với tính chất công việc hiện đại, khi nhân viên được tổ chức theo nhiều nhóm khác nhau để giải quyết nhiều dự án.

Ngày nay, chỉ 38% công ty được tổ chức theo chức năng với những nhân viên được phân nhóm theo loại công việc, khảo sát của Deloitte năm 2016 cho thấy. Hầu hết các công ty đã tổ chức các nhóm nhân viên hợp tác với nhau và thay đổi thường xuyên để hoàn thành các dự án.

Deloitte dẫn chứng một tổ chức ở California đã có đến 30.000 team được thay đổi liên tục. “Tôi nghĩ đó là lý do chúng ta nhìn thấy sự trở lại của khái niệm làm việc từ xa”, Erica Volini – nhà lãnh đạo nguồn nhân lực tại Deloitte cho biết, “Tuy nhiên để làm việc theo nhóm, làm việc từ xa, bạn cần mức độ hợp tác cao hơn”.

Một báo cáo năm 2012 của IBM cho thấy chế độ làm việc linh hoạt đã giúp Công ty cải tiến trong năng suất và tiết kiệm chi phí. Thế nhưng, đầu năm nay, gã công nghệ khổng lồ này đã nói với 2.000 nhân viên rằng họ không còn được làm việc tại nhà nữa mà phải chuyển sang chế độ làm việc ở văn phòng thường xuyên hơn. Đối diện với 20 quý liên tiếp sụt giảm lợi nhuận, IBM hy vọng việc đưa nhân viên trở lại với nhau sẽ giúp họ làm việc nhanh hơn, năng suất hơn, và sáng tạo hơn.

Văn phòng trống trải khi nhân viên được làm việc tại nhà

Việc chấm dứt cho phép nhân viên được làm việc từ xa sẽ vấp phải thách thức: làm sao để giữ cho nhân viên được hạnh phúc? Volini của Deloitte nói rằng điều này sẽ khiến các công ty suy nghĩ lại về cách thức cung cấp sự linh hoạt về giờ giấc lẫn nơi làm việc cho lực lượng lao động của họ.

Như IBM đã cẩn thận để không loại bỏ tất cả chế độ làm việc linh hoạt ngay. Công ty vẫn cung cấp các mạng kết nối làm việc tại nhà để giúp đỡ nhân viên dung hòa các nhiệm vụ giữa công việc và nhu cầu chăm sóc con cái hay có các cuộc hẹn với bạn bè, đối tác.

Là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả triển khai đối với một dự án bất kỳ, quản trị rủi ro chính là quá trình xác định trước các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình triển khai, và đề ra giải pháp phù hợp tăng cơ hội thành công và giảm thiệt hại cho dự án. Tuy nhiên, thực tế trên thị trường vẫn còn không ít doanh nghiệp bỏ sót giai đoạn này, dẫn đến những thất thoát nghiêm trọng về thời gian và nguồn lực.

Bất kỳ dự án nào cũng phải đối diện với những rủi ro hữu hình hoặc vô hình, khó lường trước và tác động trực tiếp đến mục tiêu dự án, tiến độ, ngân sách, cũng như uy tín và quan hệ khách hàng cho doanh nghiệp. Vì thế, quản trị rủi ro là một quá trình cần được triển khai song song và xuyên suốt dự án, đóng vai trò như một biện pháp dự phòng, giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với những rủi ro tiềm ẩn.

Những năm gần đây, nhằm đáp ứng nhu cầu giám sát dự án, hạn chế/loại bỏ những rủi ro tiềm ẩn, phát sinh không cần thiết về nguồn lực, thời gian, chi phí, một số doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp Việt Nam đã từng bước triển khai những hệ thống cộng tác vào môi trường doanh nghiệp. Trong đó, nền tảng Enterprise Social Network là một trong những giải pháp nổi bật sở hữu tính năng vượt trội, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả truyền thông giữa các bộ phận, giải quyết triệt để bài toán về quản trị rủi ro với mức chi phí hợp lý.

Vậy chính xác Enterprise Social Network hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào trong việc cung cấp một giải pháp quản lý rủi ro toàn diện, đảm bảo hiệu quả và tiến độ triển khai cho dự án?

1. Đồng bộ hóa & xây dựng chiến lược quản trị rủi ro đa chiều

Theo đánh giá từ Deloitte Việt Nam, công tác quản trị rủi ro tại các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang được thực hiện một cách rời rạc giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.

Điều đáng nói chính là rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào, từ giai đoạn đầu triển khai cho đến giai đoạn nghiệm thu dự án. Bên cạnh đó, những nhóm rủi ro diễn ra trong môi trường nội bộ bao gồm: sự thiếu nhất quán trong hoạt động truyền thông, thiếu tương tác trong các hoạt động của phòng ban lại đang được xem là nguyên nhân chủ yếu tác động tiêu cực đến hiệu quả triển khai, chi phí, tiến độ và hiệu suất của dự án.

Công tác quản trị rủi ro tại các doanh nghiệp Việt Nam thuộc mức độ 2 trong thang bảng 5 cấp độ của Deloitte. (ảnh sưu tầm)

Là một giải pháp toàn diện, Enterprise Social Network đáp ứng nhu cầu của nhà quản trị trong việc xây dựng một môi trường truyền thông nội bộ hiện đại, đồng nhất và xuyên suốt, loại bỏ tối đa những rủi ro phát sinh từ môi trường nội bộ, tác động đến chất lượng dự án. Enterprise Social Network sẽ nâng cao hiệu quả cộng tác, truyền thông cho đội ngũ nhân viên, tăng cường mối liên kết giữa các phòng ban, cho phép doanh nghiệp xây dựng chiến lược quản trị rủi ro đa chiều.

2. Kết nối & khuyến khích đội ngũ nhân sự tham gia vào quy trình quản trị rủi ro cho dự án

Một sai lầm mà nhà quản trị doanh nghiệp thường mắc phải chính là tập trung quá nhiều thời gian, nguồn lực để hạn chế những rủi ro có khả năng phát sinh thấp, thay vì ưu tiên xử lý những rủi ro có khả năng tác động nghiêm trọng đến chất lượng, tiến độ của dự án. Với Enterprise Social Network, doanh nghiệp có thể xây dựng một môi trường làm việc mở mà ở đó các rào cản về truyền thông giữa các nhóm/phòng ban được loại bỏ, đội ngũ nhân viên luôn tiếp cận được với nguồn thông tin dự án (tiến độ, chi phí, tình trạng, yêu cầu…) một cách tự chủ và linh hoạt. Môi trường đó khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình xác định rủi ro ngay từ giai đoạn đầu của dự án, đề ra giải pháp dự phòng, nâng cao chất lượng, và rút ngắn thời gian triển khai dự án.

Enterprise Social Network giúp doanh nghiệp phối hợp cùng đội ngũ nhân viên phân tích & đưa ra thứ tự xử lý rủi ro cụ thể.

Enterprise Social Network cũng cho phép doanh nghiệp phối hợp, tổng hợp ý kiến chuyên môn cùng đội ngũ nhân viên để xác định được những rủi ro tiềm ẩn, qua đó phân tích đánh giá chính xác mức độ nghiêm trọng, tính toán khả năng (xác suất) xảy ra, sức ảnh hưởng của những rủi ro này đến dự án, nhờ đó đưa ra thứ tự ưu tiên xử lý cụ thể, tiết kiệm chi phí triển khai cho doanh nghiệp, đây là điểm vượt trội lớn nhất giữa Enterprise Social Network với các phương pháp/ công cụ quản trị rủi ro truyền thống.

3. Tích hợp những hệ thống quản trị chuyên sâu, hỗ trợ theo dõi và kiểm soát rủi ro cho dự án

Thông qua những công cụ quản lý chuyên sâu được tích hợp sẵn trên Enterprise Social Network (Vd: hệ thống CRM, Call Center, quy trình quản lý kho vật tư chuyên sâu, quản lý hợp đồng, kênh thông tin extranet với bên thứ 3…) tất cả thông tin, tiến độ của dự án sẽ được cập nhật liên tục và tức thì vào hệ thống quản lý, tạo ra luồng thông tin xuyên suốt và minh bạch, cho phép nhiều phòng ban cùng theo sát tiến độ dự án, dễ dàng phát hiện ra những điểm bất thường trong quy trình, hệ thống tổ chức của nội bộ, cách phân chia trách nhiệm và quyền hạn, giảm thiểu tối đa những sai sót liên quan đến yếu tố con người.

Enterprise Social Network cho phép nhiều phòng ban cùng theo sát tiến độ dự án, dễ dàng phát hiện ra những điểm bất thường trong quy trình.

Đặc biệt, giải pháp này còn có thể được tích hợp vào ứng dụng trên các thiết bị di động giúp đội ngũ nhân viên, nhà quản trị truy cập mọi lúc mọi nơi, nắm bắt thông tin dự án nhanh chóng.

4. Tăng cường khả năng ứng phó khi rủi ro xảy ra

Trước những nỗ lực của doanh nghiệp trong việc quản trị, hạn chế khả năng phát sinh các nguy cơ tiềm ẩn, đôi khi vẫn có thể xuất hiện một số rủi ro nằm ngoài tầm kiểm soát ảnh hưởng nghiêm trọng đến dự án. Khi đó, nhiệm vụ của nhà quản trị trong giai đoạn này chính là xây dựng một kênh thông tin xuyên suốt, kết nối với đội ngũ nhân sự, nhờ đó đề ra những giải pháp ứng phó kịp thời giảm thiểu tối đa những nhân tố làm xáo trộn kế hoạch triển khai dự án.

Tuy nhiên, với cơ chế quản lý rời rạc, thiếu truyền thông đa chiều, không nhất quán tại đa số doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, khi rủi ro xảy đồng loạt trên nhiều phương diện, bộ phận khác nhau của dự án, việc triển khai những phương án dự phòng, điều chỉnh và kiểm soát thiệt hại rất khó đạt hiệu quả cao. Đặc biệt, khi số lượng dự án tăng lên, việc rủi ro xảy ra trên nhiều dự án khác nhau tại cùng một thời điểm sẽ đưa doanh nghiệp vào vị trí vô cùng bất lợi.

Với giao diện thân thiện, sở hữu một giao thức trực tuyến và hoạt động như một “mạng xã hội doanh nghiệp”, Enterprise Social Network cho phép cập nhật liên tục theo trình tự thời gian các thông tin xoay quanh dự án. Doanh nghiệp cũng có thể kết nối với đội ngũ nhân viên nhanh chóng và dễ dàng, giúp mỗi cá nhân nắm bắt được vai trò của mình trong toàn bộ quá trình ứng phó rủi ro. Nền tảng truyền thông đóng vai trò cốt lõi trên tất cả các lĩnh vực của dự án, khi đã có một kênh truyền thông xuyên suốt, gắn kết đội ngũ nhân viên vào từng giai đoạn của dự án, thì một khi có vấn đề nảy sinh, đội ngũ quản lý cùng các nhân sự chủ chốt sẽ có thể nhanh chóng phối hợp, cùng nhau xác định nguyên nhân phát sinh, và lựa chọn những phương án đối phó hợp lý, nâng cao tiềm năng cạnh tranh cho dự án.

Enterprise Social Network xây dựng kênh thông tin xuyên suốt cho phép bộ phận quản lý giám sát & đề ra phương án dự phòng phù hợp ngay khi rủi ra xảy ra.

Từ những yếu tố trên, Enterprise Social Network đã và đang trở thành trợ thủ đắc lực của nhà quản trị trong việc xây dựng một môi trường làm việc đồng nhất, xuyên suốt, tối ưu hóa khả năng tầm soát rủi ro dự án với mức chi phí triển khai linh hoạt.

Hiện tại giải pháp toàn diện này được YouNet SI tiên phong cung cấp, triển khai tại thị trường Việt Nam và Đông Nam Á.